|
 |
Архивный
отдел (городской государственный архив), далее (Отдел), является
структурным подразделением администрации города Лермонтова.
Основные задачи
Основными задачами Управления является:
-
Комплектование горгосархива документами
архивных фондов учреждений, организаций и предприятий города,
Федерального, краевого и муниципального уровня и формы
собственности, независимо от ведомственного подчинения.
-
Обеспечение оптимальных условий хранения и физического
состояния документов Архивного фонда РФ на муниципальном уровне.
-
Организационно-методическое руководство деятельностью архивных
учреждений города и ведомственных архивов; контроль за организацией
документов в делопроизводстве и архивного дела в городе; организация
упорядочения документооборота, комплектование, учет, хранение и
использование документационной информации.
-
Контроль за соблюдением учреждениями, организациями и
предприятиями города и другими собственниками документов Архивного
фонда РФ, законодательства РФ, законодательных и иных правовых актов
Ставропольского края, постановлений и распоряжений Губернатора и
Правительства края, главы города, решений Совета города в области
архивного дела.
-
Информационное обеспечение администрации города и
использование документов Архивного фонда ГО, в целях
социально-правовых интересов граждан и иных собственников
документов,
Функции.
Отдел, в соответствии с возложенными на него задачами, осуществляет
следующие функции:
-
Организовывает хранение и государственный учет документов;
представляет в администрацию города и комитет по делам архивов
Ставропольского края в установленном порядке сведения о состоянии,
объеме и интенсивности использования архивных фондов. Создает
оптимальные условия хранения и обеспечивает физическое состояние
документов архивных фондов.
-
Разрабатывает и по согласованию с комитетом по делам архивов
Ставропольского края представляет на утверждение главы города описки
учреждений, организаций и предприятий города, документ которых
подлежат передаче на государственное хранение.
-
Организует и проводит в установленном порядке упорядочение,
экспертизу или переработку документов и описей для постоянного
хранения.
-
Создает и усовершенствует научно-справочный аппарат к
документам с целью оперативного использования содержащейся в них
информации.
-
Использует документы в социально-экономических и
культурно-просветительских целях на выставках, радио и телевизионных
передачах, в периодической печати; в
установленном порядке предоставляет документ учреждениям и гражданам
для научно-практического использования.
-
Проводит мероприятия по улучшению работы архивных учреждений,
экспертных комиссий; организации
документов в делопроизводстве на базе внедрения государственной
системы делопроизводства и унифицированных систем документации;
повышению квалификации работников учреждений, ответственных за
делопроизводство и архив.
-
Вносит на рассмотрение главы города и Совет города предложения
по обеспечению сохранности документов;
совершенствованию работы ведомственных архивов; участвует а
подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов,
перспективных планов развития архивного дела а городе.
-
Проверяет выполнение учреждениями, организациями и предприятиями
города, независимо от уровня формы собственности и ведомственного
подчинения, правовых и законодательных актов РФ и Ставропольского
края, постановления и распоряжений Губернатора и Правительства края,
главы города, решений Совета города в области архивного дела и
нормативных принципов организации документов в делопроизводстве.
-
Информирует главу города, Совет города и комитет по делам
архивов Ставропольского края о фактах утраты, порчи или незаконного
уничтожения документов в учреждениях, организациях и предприятиях
города, других нарушениях законодательства об Архивном фонде РФ и
архивах.
-
Рассматривает к согласовывает нормативно-правовые документы по
вопросам организации делопроизводства и ведомственного хранения
учреждений, организаций и предприятий города.
-
Представляет на утверждение экспортно-проверочной комиссии комитета
по делам архивов Ставропольского края описи дел постоянного хранения
и фотодокументов; рассматривает и согласовывает описи дел по личному
составу учреждений, организаций и предприятий города, документы
которых подлежат приему на хранение в городской архив документов по
личному составу.
-
Изучает и обобщает практику деятельности ведомственных архивов
и организации документов в делопроизводстве учреждений;
распространяет их положительный опыт; проводит совещания, семина-ры,
консультации и инструктажи по вопросам организации и методике работы
ведомственных архивов, экспертных комиссий.
-
Рассматривает письменные обращения и проводит прием граждан по
вопросам, относящимся к компетенции Отдела; выдает в установленном
порядке справки социально-правового характера, копии и выписки из
документов.
-
Внедряет в практику работы Отдела прогрессивные методы труда, в том
числе автоматизированные технологии обработки и поиска информации.
|
